Sihteerin ja assistentit työtehtävät vaihtelevat merkittävästi työnantajan tarpeiden, toimialan, organisaation koon ja esimiehen roolin mukaan.
Nämä voisivat sopia sinulle:
Sihteerin ja assistentin työssä korostuu kielitaidon merkitys, sisältäen suomen kielen lisäksi myös vieraiden kielten, kuten englannin ja ruotsin, hallinnan. Kirjallisen ja suullisen viestinnän kursseilta saat arvokasta oppia, joka tehostaa tekstintuotantoasi, työtehtäviesi suorittamista ja viestinnän laatua. Tämä edistää ammattimaisen kuvan luomista sekä itsestäsi että työnantajastasi.
Sihteerin ja assistentin tehtävät voivat sisältää viestinnällisiä vastuita, kuten tiedotustehtäviä, esimerkiksi esitteiden, vuosikertomusten ja mainosten tekemistä sekä verkkosivujen ja somekanavien päivitystä. Adoben toimisto-ohjelmat, kuten Photoshop kuvankäsittelyyn ja InDesign painomateriaalin suunnitteluun, ovat hyödyllisiä työkaluja näissä tehtävissä.
Päivittäisiin tehtäviin kuuluvat sähköposti ja viestintäjärjestelmät, toimistotekniikka sekä erilaiset toimisto-ohjelmat kuten tekstinkäsittely, taulukkolaskenta, laskutus ja kulukirjausjärjestelmät. Oman työn sujuvuuden varmistamiseksi on tärkeää arvioida säännöllisesti omia IT-taitoja ja tarvittaessa hakeutua osaavan tietotekniikan kouluttajan oppiin.
Vaativa työ vaatii laadukasta täydennyskoulutusta
Sihteerin ja assistentin työssä tarvitaan järjestelmällisyyttä, tarkkuutta sekä kykyä työskennellä paineen alla ja kiireessä. Ulkopuolisen valmentajan tai kouluttajan vinkit ajanhallinnassa, työtehokkuudessa ja stressinhallinnassa voivat olla hyödyllisiä.
Vaikka sihteerinä ja assistenttina ei suoraan toimitakaan asiakaspalvelussa, työhön sisältyy piirteitä, jotka vaativat asiakaspalveluhenkisyyttä, kuten postin ja sähköpostin käsittely, ajanvarausten hoitaminen sekä puheluiden vastaanottaminen ja välittäminen. Asiakaspalvelun täydennyskoulutukset ovat hyödyllisiä näiden taitojen kehittämisessä. Sihteeri toimii organisaationsa edustajana, joten sosiaaliset taidot, kuten kommunikointi ja esiintymistaidot, ovat keskeisiä. Koulutukset näillä alueilla voivat tarjota käytännönläheistä apua viestintätilanteisiin, kuten hissipuheisiin tai neuvotteluihin.
Haluaisitko päivittää osaamistasi?
Jos olet kiinnostunut jatkokouluttautumisesta, ota asia puheeksi esihenkilösi kanssa. Selvitä työpaikkasi osaamisen kehittämiskäytännöt ja mahdollisuudet täydennyskoulutukseen. Työnantajasi saattaa tukea koulutusta tai osallistua kustannuksiin. Etsi koulutuksia, jotka parantavat osaamistasi työssäsi ja kysy vinkkejä esihenkilöltäsi ja kollegoiltasi sopivista koulutuksista.
Palaa henkilöstöhallinnon ammattilistaukseen »