Etätyöskentely on nyt tapetilla. Etäyhteydenpitoon sopivista työkaluista on hyvä olla tietoinen ja niiden ominaisuuksiin kannattaa perehtyä ennen käyttöä.
Etäkokouksien pitoon soveltuvilla työkaluilla on paljon samoja ominaisuuksia, mutta niiden eroavaisuudet on myös hyvä tiedostaa, jotta pystyy tunnistamaan, mikä työkalu sopii parhaiten yrityksenne tarpeisiin. Tässä artikkelissa on koottuna parhaat työkalut etätyöhön ja etäkokouksiin. Esittelemme ohjelmien ilmaisversiot ja niiden ominaisuudet sekä avaamme myös maksullisten lisäversioiden sisältöjä.
Zoom
Zoom soveltuu niin koulutusten pitämiseen, ison ryhmän kokouksiin kuin muutaman ihmisen tapaamiseen. Zoomin ilmaisversion Zoom Meetingin ominaisuuksiin kuuluu:
- Samanaikaisesti jopa 100 osallistujaa
- Rajaton määrä videokeskusteluja
- Näytön jakaminen ja chat-ominaisuus
- Ääni- ja videotallenteet (MP4 tai M4A)
- Turvallinen käyttö (SSL encryption)
Huomioitavaa on, että isot ryhmäkeskustelut ovat ilmaisia 40 minuuttia kerrallaan. Maksullinen versio sallii jopa 1000 osallistujaa samanaikaisesti.
Helppokäyttöisyys ja edullisuus tekee Zoomista monen suosikin. Zoom-tapaamisiin on helppo liittyä. Etäkokouksen järjestäjä jakaa vain muille osallistujille liittymislinkin. Desktop-käyttäjälle ohjelma latautuu yleensä nopeasti ja helposti selaimen kautta ja avautuu sitten omaan ruutuunsa. Mobiilikäyttäjä tarvitsee mobiilisovelluksen.
Ohjelma tarjoaa HD-laatuista ääntä ja kuvaa ja toimii kaikilla käyttöjärjestelmillä: PC, Mac, Linux, iOS ja Android. Zoomin kautta voi näyttää muille osallistujille videoita ilman erillistä videon lataamista.
Zoom tarjoaa chat-ominaisuuden, joka on erinomainen esimerkiksi webinaareissa. Sen kautta osallistujat voivat jättää kysymyksiään webinaarin pitäjälle. Pitäjä voi palata kysymyksiin sopivissa kohdin webinaaria.
Skype
Skype on yksi perinteikkäimmistä etäyhteydenpitoon tarkoitetuista työkaluista. Se voi olla monen arkikielessä käyttämä yleisnimi kaikille etäyhteydenpitoon tarkoitetuille ohjelmille ja tuo monen mieleen vapaa-ajan puhelut sukulaisille tai kavereille. Työkalu soveltuu kuitenkin oivasti myös muodollisempaan ja vaativampaan käyttöön esimerkiksi etäkokouksissa. Skypen ilmaiset ominaisuudet sisältävät:
- Samanaikaisesti 50 osallistujaa
- Näytön jakaminen, chat-ominaisuus ja puhelun tallennus
Erityistä Skypessa on lisäominaisuus, joka näyttää puheen reaaliaikaisesti tekstityksenä. Tämä helpottaa keskustelun ymmärtämistä, vaikka ääni takeltelisi.
Skype for Business on yrityskäyttöön suunnattu versio, jonka korvaa nykyään Microsoft Teams. Alta voit lukea lisää Microsoft Teamsistä.
Microsoft Teams
Microsoft Teams on ladattavissa ilmaisena tai osana maksullista Office 365 -pakettia. Microsoft Teams tarjoaa puhelin- ja videokeskusteluja, jotka mahdollistavat näytön jakamisen ja sisältävät chat-ominaisuuden. Sen lisäksi Microsoft Teams sisältää:
- Ääni- ja videotallennus
- Automaattinen kirjallinen kopiointi, jolla voi helpommin löytää keskustelujen aiheita jälkikäteen
- Keskustelujen tallenteet ja muistiinpanot, joita voi jakaa osallistujille
- Live-tapahtumat, joihin voi osallistua ja joita voi seurata jopa 10 000 henkilöä suorana eri paikoista
- Office 365 tietoturvasuojaus
Google Hangouts Meet
Hangouts on ilmainen ja Hangouts Meet Googlen maksullinen etäyhteydenpitoon tarkoitettu ohjelma. Molemmat toimivat samoin pääperiaattein, mutta tarjoavat eri ominaisuuksia.
Google Hangoutsin videokeskusteluissa voi olla enintään 10 osallistujaa ja chat-keskusteluissa enintään 150 osallistujaa. Hangouts Meetissä voi pitää videokeskusteluja jopa 250 osallistujalle, videokeskusteluja livenä 100 000 osallistujalle sekä jakaa eteenpäin valmiin videoluennon tai videokokouksen linkin kautta, jotta videon voi katsoa myöhemmin.
Keskusteluihin on kätevä liiittyä osallistujille jaettavan linkin kautta. Ohjelmassa voit jakaa näyttösi muille osallistujille ja keskustelujen tallennus onnistuu myös.
GoToMeeting
GoToMeeting on muiden edellä mainittujen tavoin oiva ääni- ja videokeskustelut mahdollistava ohjelma, joka tukee myös näytön jakoa.
GoToMeeting Professional -paketin saa 14 päiväksi ilmaiseen kokeiluun ja sen jälkeen ohjelman kuukausihinta on 10–12 € paikkeilla per järjestäjä. Tämä tarkoittaa sitä, että järjestäjä voi hankkia ohjelman ja jakaa muille linkin keskusteluihin. GoToMeeting Professional sisältää:
- Rajattomasti käyttöaikaa ja keskusteluja
- Näytön jakaminen ja chat-ominaisuus
- Turvallinen käyttö (SSL encryption)
- Integroitavissa moniin suosittuihin toimistotyökaluihin, kuten Slackiin, Google kalenteriin ja Salesforceen
Muut ohjelmapaketit ovat GoToMeeting Business ja GoToMeeting Enterprise, jotka sisältävät paljon hyödyllisiä lisäominaisuuksia.
GoToWebinar-ohjelma on suunniteltu erityisesti online-seminaarien järjestämiseen. Sen avulla voi luoda webinaarin joko 100 (Starter), 500 (Pro) tai 1000 (Plus) osallistujalle riippuen ohjelmapaketista. Ohjelmapaketit ovat maksullisia ja sisältävät muun muassa:
- Raportit ja analyysit seminaareista
- Omat rekisteröintisivut seminaareihin
- Sähköpostikutsut ja muistutukset tulevista seminaareista
- Webinaarin tallennus
Muita etäkokousten järjestämiseen soveltuvia ohjelmia:
- U Meeting
- BlueJeans
- FreeConference
- Slack
Lähteet: Techradar.com