Mitä hybridityö oikeastaan tarkoittaa, ja kuinka yhdistää perinteinen toimistotyöskentely ja etätyöskentely toisiinsa mahdollisimman tehokkaasti? Yksi asia on nimittäin varmaa – hybridimalli on tullut jäädäkseen.
Hybridityöstä, joka tarkoittaa toimisto- ja etätyön yhdistämistä, on pandemian seurauksena tullut nopeasti trendisana. Uusien rutiinien ja lähes kahden vuoden etätyökokemuksen myötä perinteisen klo 8-17 välille sijoittuvaan toimistotyöhön on hankala enää palata.
7 vinkkiä, joilla saat hybridityön toimimaan ✅
Uuden työskentelytavan käyttöönotto ja siihen totutteleminen voi tuottaa yritykselle haasteita, etenkin alussa. Ennakoimalla ja sopimalla selkeät pelisäännöt hybridityöskentelylle voidaan työntekijöille tarjota joustavampia vaihtoehtoja tehdä työtä.
1. Aseta selkeät rajat 🛑
Johdon tehtävänä on tarjota toimivat puitteet ja ohjeistukset hybridityölle. Kun toimitte kaikkien tiedossa olevien yhteisten pelisääntöjen mukaisesti, vähennätte tarpeettomien väärinkäsitysten riskiä sekä kokemuksia erityiskohtelusta työntekijöiden tai yrityksen eri osastojen välillä.
2. Aseta selkeät odotukset 🔍
Hybridityössä on tärkeää, että kaikki työntekijät tietävät tarkalleen, mitä heiltä odotetaan. Ohjeistus esimerkiksi siitä, milloin etätyöskentely on sallittua ja milloin fyysinen läsnäolo puolestaan on välttämätöntä, viestii työntekijöille yrityksen yhteisistä ja johdonmukaisista toimintaperiaatteista. Kerro myös, mitä pitäisi tehdä ja mihin mennessä, jotta kaikki pysyvät kärryillä työskentelyn etenemisestä.
3. Mukauta tavoitteita 📈
Etä- ja hybridityö vaatii enemmän keskittymistä tavoitteisiin ja tuloksiin kuin työajan seurannan mittaamiseen. Varmista, että yritykselle ja yksittäisille työntekijöille on selkeät, mitattavissa olevat tavoitteet.
– Kun tiedämme, mitä meiltä odotetaan, kognitiivinen stressi vähenee ja suorituskyky paranee. Työntekijöiden terveyden ja tuottavuuden yhteyttä pitää seurata, kertoo Tukholman kauppakorkeakoulun ja Karlstadin yliopiston tutkija Lena Lid Falkman Ingenjören.se:n haastattelussa, jossa käsitellään hybridityön etuja.
4. Valjasta kaikki mukaan 📢
Varmista, että tärkeä informaatio tavoittaa kaikki työntekijät. Viikoittainen sisäisesti lähetettävä uutiskirje, fyysinen tapaaminen viikoittain tai etäkokouksen järjestäminen voi auttaa tiedon välittämisessä eteenpäin ja saada työntekijät tuntemaan olevansa osa yritystä.
5. Tapaa kasvokkain 👋
Varmista, että koko tiimi kokoontuu fyysisesti toimistossa esimerkiksi kerran viikossa luomaan yhteenkuuluvuuden tunnetta. Yhteinen kahvihetki voi olla viikon juhlahetki!
6. Tekniikka kuntoon ⚙️
- Onko kaikilla työntekijöillä tarvittavat laitteet ja välineet, joita tarvitaan tehtävien tehokkaaseen hoitamiseen?
- Tarvitaanko erityistä järjestelmää tiettyjen laitteiden varaamiseen silloin, kun työntekijät haluavat työskennellä toimistolla?
- Onko yrityksen tiedot suojattu, jotta luottamukselliset tiedot eivät päädy vääriin käsiin?
- Onko yrityksellä olemassa toimivaa alustaa jaettujen tiedostojen lataamiseen ja jakamiseen?
7. Varo epäoikeudenmukaisuuksia 😇
Yrityksen tulee kohdella kaikkia työntekijöitään yhdenvertaisesti työskentelymuodosta riippumatta. Heitä, jotka työskentelevät enemmän etänä, on kohdeltava samoin kuin fyysisesti toimistolla työsteleviä.
– Ei saa käydä niin, että kahvitauolla toimistossa juttelevat saavat mielekkäämpiä työtehtäviä tai heidät ylennetään useammin, varoittaa Unionen Mälardalenin aluejohtaja Lars Remsén Vestmanlands Läns Tidning (VLT) -lehden artikkelissa.
Remsén korostaa samassa artikkelissa, että työnantajana on helppo luulla, että mitä enemmän työntekijöiden työtä kontrolloi, sitä parempaa työnjälki on. Itse asiassa usein käy juuri päinvastoin. Onnelliset ja tyytyväiset työntekijät tuntevat, että heihin luotetaan ja he ovat motivoituneempia ja menestyksekkäämpiä työssään myös pitkällä aikavälillä.
Myös Habito Health Oy:n ja Aalto yliopiston tekemä työhyvinvointia ja etätyötä käsittelevä kyselytutkimus osoittaa, että työntekijöiden toiveiden ja mielipiteiden huomioiminen tukee työnantajan ja työntekijän välistä luottamussuhdetta.
– Anna siis työntekijöillesi mahdollisuus päättää itse mahdollisimman paljon siitä, missä ja miten he hoitavat työnsä parhaiten, Remsén sanoo.
Hybridityöstä on etua työntekijälle, koska
- Se lisää vapauden ja joustavuuden tunnetta, kun toimisto- ja kotityöt voidaan hoitaa samanaikaisesti työn niin salliessa.
- Se vähentää stressiä, jolloin työn ja yksityiselämän välillä on parempi tasapaino.
- Se lisää tuottavuutta, kun aikaa ei tule kulutettua työmatkoihin
- Työntekijällä on tarvittaessa pääsy toimistolla oleviin yrityksen kokoustiloihin, teknisiin välineisiin ja laitteisiin (esim. tulostimet)
- Kotona työskenteleminen voi tarjota vilkasta toimistoa rauhallisemman työympäristön.
Myös työnantaja hyötyy hybridimallista, koska
- Siitä seuraa vähemmän kustannuksia. Esimerkiksi suurissa toimistotiloissa, kalusteissa tai tarjottavissa säästää merkittäviä summia, kun useampi työntekijä suosii etätyöskentelyä.
- Sen avulla energiankulutus vähenee toimistossa. Tämä on hyvä asia budjetin ja ympäristön kannalta.
- Se kasvattaa työntekijöiden lojaaliutta työnantajaa kohtaan sekä tukee heidän terveyttään. Luottamuksen tunne karsii stressiä, ja työmatkojen väheneminen sekä työn ja arjen yhdistäminen tukevat työntekijöiden motivoituneisuutta jatkaa yrityksessä.
- Tuottavuus kasvaa. JLL Workplace & Designin toukokuussa 2021 tekemän verkkokyselyn mukaan etätyötä tekevät ovat 32 prosenttia tuottavampia kuin vastaavat työtoverinsa toimistossa. Sosiaalisten häiriötekijöiden väheneminen ja välttämättömien taukojen pitäminen työpäivän aikana lisäävät suorituskykyä, luovuutta sekä motivaatiota.
- Se lisää houkuttelevuuttasi työnantajana. Tarjoamalla etätyömahdollisuuden työnantaja on paremmassa asemassa verrattuna yrityksiin, jotka eivät tarjoa vaihtoehtoa.
- Tehokkuus kasvaa. Etänä pidettävät kokoukset ja palaverit alkavat yleensä ajallaan ja aika käytetään tehokkaasti. Muista kuitenkin varata kokousten väliin riittävästi aikaa ja ota huomioon, että etänä pidettävät kokoukset kuormittavat osallistujien kognitiivista keskittymiskykyä.
Etsitkö etätyön koulutusta?
Lähteet: Hrviesti.fi,Sttinfo.fi,Unionen.se,Ingenjoren.se,Vlt.se