Seuraa ja arvioi projekteja – mitä tulee ottaa huomioon?

Projekti on valmis ja on aika arvioida sen onnistumista. Mutta kuinka arvioit projektin oikein? Mitkä seikat tulee ottaa huomioon ja sisällyttää loppuraporttiin? Hyvin tehdyn projektiarvioinnin avulla seuraat sekä projektin tuloksia että sitä, mitä olet oppinut projektin aikana.

Arvioinnin aikana vertaat kuinka hyvin valmis projekti vastaa projektisuunnitelmaa. Projektit koostuvat monista liikkuvista osista ja harvat projektit sujuvat täysin kivuttomasti. Siksi on tärkeää seurata kaikkia projektin osia työprosessista lopputulokseen, jotta projekti saadaan arvioitua kokonaisvaltaisesti.

Tyypillisimmät kysymykset projektien arvioinnissa ovat:

• Saavutetaanko projektilla sille asetetut tavoitteet?
• Pysyykö projekti aikataulussa?
• Pysyykö projekti budjetissa?
• Mitä olemme oppineet projektin aikana?
• Lopputulos – saavutettiinko projektin tavoitteet?

 Tavoitteet – saavutettiinko ne?

Yksi seurannan ensimmäisistä vaiheista on arvioida, saavutettiinko projektin tavoitteet. Projekti koostuu sekä 1) projektitavoitteista: mitä on tehtävä 2) tuotetavoitteista: miten tuote tai palvelu suunnitellaan ja 4) vaikutustavoitteista: mitä haluamme saavuttaa projektilla?

Projektin vaikutukset voivat usein olla nähtävissä vasta myöhemmin ja siksi voi olla vaikeaa sanoa heti saavutettiinko tavoitteet. Välittömästi projektin valmistumisen jälkeen voidaan arvioida vain tuotteille asetetut tavoitteet. 

Tavoitteiden saavuttamista arvioitaessa on tärkeää tarkastella kuinka hyvin tulos vastaa projektisuunnitelmaa. Jos projektin tavoitteena oli luoda kone, joka valmistaa 10 000 kenkää kuukaudessa, on tärkeää verrata kuinka hyvin valmistettu kone vastaa suunnitelmaa. Projektisuunnitelma sisältää yleensä myös erilaisia ​​osatavoitteita, joiden tuloksia seurataan.

 Vaadittu aika – onko projekti aikataulussa?

Projektin tavoitteiden saavuttaminen ei automaattisesti tarkoita, että projekti on onnistunut. Siihen vaikuttaa myös se, pysyikö projekti aikataulussa. Hallandsåsin tunneli on tästä havainnollistava esimerkki. Tunnelin rakentaminen aloitettiin vuonna 1992, ja sen oli määrä valmistua vuonna 1997. Lukuisten takaiskujen, keskeytysten ja skandaalien jälkeen tunneli lopulta vihittiin käyttöön vuonna 2015.

Vaikka projektin lopputulos lopulta saavutettaisiinkin, ei projektia voi välttämättä pitää onnistuneena. Hallandsåsin tunneli on tästä äärimmäinen esimerkki, mutta todellisuudessa suurin osa projekteista vie aikaa. Seurannassa on tärkeää arvioida mitkä projektin toiminnot viivästyivät ja miksi, sekä mitkä toiminnot etenivät odotetusti.

 Budjetti – pysyykö projekti annetussa budjetissa?

Toinen tärkeä osa projektin seurantaa on tarkistaa, kuinka paljon resursseja projekti on kuluttanut. Pitkäkestoisilla hankkeilla on taipumus ylittää budjetti. Se näkyy myös Hallandsåsin tunnelin kohdalla. Sen lisäksi, että projekti viivästyi 18 vuotta, se oli myös yli 10 kertaa kalliimpi kuin alunperin suunniteltiin.

Myös tässä vaiheessa on tärkeää arvioida projektin eri toimintoja ja selvittää, kuinka paljon resursseja ne käyttivät laskelmiin nähden. Mitkä projektin osat vaikuttivat siihen, että projekti ylitti tai alitti budjetin?

 Opetukset ja kokemukset – mitä olet oppinut?

Usein unohdetaan istua alas reflektoimaan mennyttä projektia. Useimmat haluavat projektin valmistuttua vetää tulokset yhteen ja siirtyä uusiin haasteisiin. On kuitenkin tärkeää, että projektipäällikkö kokoaa projektiryhmän yhteen jälkiraportointia varten sekä käymään yhdessä läpi projektissa mukana olleiden palautteita.

Loppupalaverissa projektipäällikkö käy läpi, miten yhteistyö on toiminut, mikä on sujunut hyvin ja mitä on parannettava. On myös tärkeää kysyä "Miksi?" Miksi projekti on sujunut hyvin, miksi yhteistyö on toiminut tai miksi viestintä projektissa hajosi? Tällä tavoin voitte yhdessä tiimin kesken selvittää, mitä kokemuksia teidän pitäisi tuoda mukananne seuraavaan projektiin ja miten eri toiminnot sujuisivat paremmin seuraavalla kerralla. Projektipäällikön tulee myös antaa henkilökohtaista palautetta kaikille projektin jäsenille, jotta he tietävät tehneensä hyvää työtä sekä kuulisivat mitä kehitettävää heillä on.

 Loppuraportti – yhteenveto projektista

Loppuraporttia ei aina tarvitse kirjoittaa. Loppuraportin tarpeellisuus riippuu projektin laajuudesta ja siitä, kuinka kehittynyt projektiorganisaatio on. Pienemmissä projekteissa saattaa riittää projektin lopettaminen yhteenvetoprotokollalla. 

Haluatko tietää enemmän? Lue kokonainen projektinhallinnan opas, jossa käydään läpi projektipäällikön rooli, vastuut, mahdollisuudet ja haasteet. Projektinhallinnan opas on sinulle, joka unelmoit työskentelystä projektipäällikönä sekä sinulle, jolla on jo monen vuoden kokemus ammatista.