Näin projekti onnistuu, myös etänä!

Voisiko sinun työsi tehostua, jos soveltaisit projektinhallinnan menetelmiä? Oletko siirtymässä projektinvetäjän rooliin ja haluat ymmärtää projekteja paremmin? Mitkä projektinhallinnan keskeiset elementit pitää olla kunnossa, jos projektitiimi työskentelee etänä? Näihin kysymyksiin vastasi neljä projektinhallinnan asiantuntijaa:

• Wistec Training Oy:n kouluttaja ja konsultti Erkki Renvall
• KPMG:n KPMG Finland Agility Lead Sami Tervola sekä 
• IIL Finland Oy:n VP Seppo Halminen sekä kouluttaja ja konsultti Peter Chadwick

Milloin olen tekemisissä projektin kanssa?

Projektit ja prosessit sekoittuvat helposti toisiinsa, kertoo Erkki Renvall, joka on toiminut lähes 30 vuotta projektinhallinnan kouluttajana ja konsulttina Wistec Training Oy:llä. Projekteille tunnusomaista on se, että projektit ovat kertaluonteisia ja hyvin määriteltyjä.

– Projektit ovat ajallisesti rajoitettuja, ne käyttävät määriteltyjä resursseja ja ne toteutetaan niitä varten perustetun organisaation toimesta. Lisäksi projekteja seurataan ja valvotaan, kuvailee Renvall.

Tiedät työskenteleväsi projektin parissa, jos löydät vastaukset seuraaviin kysymyksiin: mitä tehdään, miksi tehdään, missä tehdään, milloin tehdään, miten tehdään, kenelle tehdään ja ketkä tekevät?

Millaista raportointia tai dokumentointia projektinhallinnassa tarvitaan?

Projektinhallinnan parissa työskentelevän on syytä olla sinut erilaisten raportti- ja dokumenttityyppien kanssa, sillä raportointi ja dokumentointi ovat keskeinen osa projektinhallintaa.

– Projektien raportointi koostuu hyvin monenlaisista raporteista ja dokumenteista, kuten esimerkiksi projektisuunnitelmasta, viestintäsuunnitelmasta, riskisuunnitelmasta ja -raporteista, muutossuunnitemista, projektin edistymisraporteista ja loppuraportista, listaa Renvall.

Lisäksi projekteissa syntyy kokousten ja palaverien pöytäkirjoja ja muistioita. Myös sähköpostikirjeenvaihto on oma dokumenttityyppinsä, joka kannattaa koota ja säilyttää.

– Lisäksi projektipäällikön olisi syytä pitää myös projektipäiväkirjaa sekä oppimispäiväkirjaa, suosittelee Renvall.

Täytyykö etätyössä tuottaa enemmän dokumentteja ja raportteja?

Monet painivat projektien parissa nyt etänä. Jos projektin raportointi ja dokumentointi tehdään asianmukaisesti, ei etätyönä toteutettava projekti välttämättä vaadi enempää raportointia tai dokumentointia, pohtii Renvall.

Käytössä olevat työvälineet vaikuttavat siihen tarvitseeko raportointikäytäntöjä etätyötilanteessa muuttaa. Renvallin mukaan esimerkiksi Microsoftin työvälineiden tehokkaalla yhteiskäytöllä pystytään luomaan todella toimiva työkaluvalikoima etäyhteyksin toteutettavaan projektinhallintaan.

– Tällöin kaikki projektiin liittyvät asiakirjat, suunnitelmat, aikataulut ja raportit ovat kaikkien niitä tarvitsevien saavutettavissa, kertoo Renvall.

Tällainen järjestelmä voi perustua MsProject ja MsProject Online -ohjelmistojen käyttöön täydennettynä mm. Teams-, Planner-, OneNote- ja Power Bi-sovelluksilla.

– Niitä oikein käyttämällä voidaan tehostaa projektin dokumentointia ja raportointia sekä niiden saatavuutta, jolloin dokumentoinnin ja raportoinnin määrää ei tarvitse kasvattaa normaalitilanteesta, avaa Renvall.

Mitä ketterät menetelmät ovat ja millaisiin projekteihin ne sopivat?

Niin sanottuja ketteriä menetelmiä käytetään usein projekteissa, joissa toiminnalliset, ei-toiminnalliset ja tekniset vaatimukset muuttuvat paljon tai niihin liittyy epävarmuutta, kuvailee KPMG Finland Agility Lead Sami Tervola KPMG:ltä. Tiimitasolla tunnetuin ketteristä menetelmistä on Scrum ja koko organisaation ketteröittämisen tasolla valinta voi osua esimerkiksi SAFe-viitekehykseen.

– Ketteryys sopii erityisesti projekteihin, joissa halutaan jatkuvan palautteen avulla priorisoida tekemistä ja toimittaa parannuksia. Jatkuva palautteen saaminen loppukäyttäjältä minimoi riskejä, kertoo Tervola.

Ketterillä menetelmillä toteutettavat projektit saadaan nopeammin liikkeelle myös epävarmoina aikoina, sillä niin sanottua täydellistä projektisuunnitelmaa ei pyritä luomaan. Ketteryydessä ymmärretään, että muutokset ovat mahdollisia, jopa toivottavia.

– Muutostenhallinta on ketterissä menetelmissä tehty helpommaksi kuin perinteisemmissä menetelmissä. Tällöin voidaan nopeastikin vaihtaa suuntaa, jos suunnitelmat muuttuvat, kertoo Tervola.

Ketterissä menetelmissä satsataan myös laatuun perinteisiä menetelmiä enemmän, mm. automatisoimalla työvaiheita tai jatkuvaa testausta.

Usein tarvitaan sekä ketteriä että perinteisiä toimitustapoja

Tervola on myös PMI:n PMP-sertifioitu projektipäällikkö ja työurallaan vetänyt perinteisiäkin projekteja. Tervolan mukaan harva organisaatio on pelkästään ketterä, vaan usein on tarvetta sekä perinteisille että ketterille toimitustavoille. Ketteriin menetelmiin siirtyvien organisaatioiden projektipäälliköt tarvitsevat uutta osaamista kuten muutkin toimijat.

– Perinteinen projektipäällikkö ei automaattisesti ole hyvä ketterän toimituksen vetäjä, koska ketteryys vaatii ajatusmallin muutosta, kertoo vesiputousmallisesta projektitoimituksesta ja ITILin prosesseista aloittanut Tervola.

– Ketteryyden täytyy näkyä myös toimittajien sopimuksissa, sekä projekteihin osallistuvien osaamisessa, jotta ne tukevat ketterää toimitusta, lisää Tervola.

Myös ketterät projektit on mahdollista toteuttaa etätyönä, mutta yhteistyön ja keskustelun tueksi tarvitaan toimivat työkalut tai koulutusta.

– Koulutuksen merkitys korostuu hieman etätyössä, kun ei ole sitä kaveria istumassa vieressä, jolta voisi pikaisesti kysyä miten tämä tehdään. Onneksi hyviä ketteröittäviä koulutuskursseja on saatavilla myös etänä, toteaa Tervola.

Miten minimoida riskit projektin epäonnistumisesta?

Tavallisimmat syyt projektien epäonnistumiselle liittyvät haasteisiin ihmisten johtamisessa, taivoitteiden määrittelyssä sekä projektipäällikön valmiuksissa, kertovat IIL Finlandin VP Seppo Halminen ja Senior Consultant Peter Chadwick.

Muun muassa konfliktien tunnistaminen ja purkaminen virtuaalisesti on haastavampaa kuin toimistoympäristössä. Etänä kommunikaatiosta puuttuu dynamiikkaa, spontaaniutta sekä yksityiskohtia, joita pystytään havaitsemaan kasvokkain.

– Puhelinkeskustelussa viestin sisällöstä voi kadota 50 prosenttia ja tekstimuotoisessa kommunikaatiossa esimerkiksi sähköpostin välityksellä jopa 90 prosenttia, valaisevat Halminen ja Chadwick.

Kommunikaation sujuvoittamiseksi tiimi kannattaa motivoida käyttämään yhteisesti sovittuja kommunikointitapoja sekä seuranta- ja raportointikäytäntöjä.

– Kommunikointivälineiden, kuten sähköpostin, videopuhelujen sekä erilaisten collaboration ja dokumentointi- ja projektinhallintajärjestelmien käyttäminen sopivassa suhteessa piristää etätyötä sekä helpottaa yhteyden ja työn edistymisen näkemistä, suosittelee Chadwick.

Lisäksi eri aikavyöhykkeet sekä muut virtuaalisten tapaamisten järjestelyihin liittyvät ongelmat tuovat haasteita projektin koordinoimiseen. Projektin riski epäonnistua kasvaa, jos projektipäälliköltä puuttuu tarvittava kokemus ja koulutus tehtävänsä suorittamiseksi.

– Esimerkiksi riittämättömät taidot riskien hallinnassa, tunnistamisessa, ennakoinnissa ja käsittelyssä, sanoo Halminen.

Myös epämääräisesti tai riittämättömästi määritellyt projektin tavoitteet kasvattavat riskejä. Halmisen mukaan tavoitteiden saavuttamisen seurantaan on tärkeää miettiä ratkaisuja, jotta myös sidosryhmien motivaatio ja valmiudet työskennellä yhteisten tavoitteiden eteen säilyvät.

Lisäksi luottamuksen ja kulttuurin rakentaminen virtuaalisesti on haastavampaa kuin toimistoympäristössä. Chadwick muistuttaa, että runsaassa etätyössä onkin tärkeää luoda avointa tiimikulttuuria, jossa voi pyytää apua, ollaan joustavia sekä ymmärretään ihmisten yksilöllisyyttä ja erilaisia työskentelytapoja.

Tutustu lisä- ja täydennyskoulutuksiin