Toivomme, että näiden seitsemän vinkin avulla annamme projektipäälliköille paremmat edellytykset projektien toteuttamiseen nyt ja tulevaisuudessa.
Projektipäällikkö on projektin ydin, mutta se ei tarkoita, että hän olisi projektin tärkein toimija. Kuten kaikessa johtamisessa myös projektinhallinnassa on kyse muiden ihmisten auttamisesta ja tukemisesta. Projektipäällikön on oltava nöyrä ja myönnettävä se tosiasia, että halutut tavoitteet saavutetaan vain saumattomalla yhteistyöllä.
1. Kommunikoi selkeästi
Projektisuunnitelmassa tulisi yhdessä kaikkien projektin osapuolten kesken selvittää, miten projektille asetetut tavoitteet saavutetaan. Kaikista uusista ehdoista ja muista muutoksista on ilmoitettava projektin kaikille osapuolille samaan aikaan, jotta kukaan ei jää pimentoon. Projektipäällikön tehtävä on päättää, miten ilmoittaminen tapahtuu ja hänen vastuullaan on myös muutoksista ilmoittamisen koordinointi, mikäli hän ei sitä itse tee. Epämääräinen kommunikointi voi joskus olla huonompi vaihtoehto kuin ei olla yhteydessä lainkaan.
2. Muista palautteen tärkeys
Projektipäällikön on osattava sekä antaa että vastaanottaa palautetta. Projektipäällikön on myös osattava käsitellä kritiikkiä, vaikka kaikki ei olisikaan kohdistettu suoraan hänen omaan toimintaansa. Kritiikin voi kääntää vahvuudeksi ja muuttaa projektin kurssi kohti onnistumista. Projektipäällikön kannattaa järjestää kahdenkeskisiä palautekeskusteluja jokaisen kollegan kanssa, jolloin palautetta voi antaa luottamuksellisesti puolin ja toisin.
3. Ansaitse luottamus
Helpoin tapa, jolla luottamusta voi rakentaa on olla osaava, uskottava ja luotettava. Helpommin sanottu kuin tehty, eikö?
Projektipäällikön tehtäviin kuuluu aistia ja havainnoida muiden projektissa mukana olevien mielialaa ja yhteishenkeä. Jos joku vaikuttaa stressaantuneelta, häneltä voi suoraan tiedustella, kaipaako hän kenties apua työssään. Projektipäällikön on osattava myös itse pyytää apua. Se on hieno tapa osoittaa, että kollegoihin voi luottaa.
Projektipäällikön luottamuksen ytimessä on myös lupausten pitäminen. Jos lupaa jotain, se on pidettävä. Katteettomia lupauksia ei siis kannata antaa muille projektin työntekijöille eikä asiakkaan suuntaan.
4. Aseta tavoitteet
Tavoitteiden asettamisella on suuri merkitys projektin tehokkuuteen ja lopulta menestykseen. Projektipäällikön tehtävänä on itse päätavoitteen lisäksi asettaa myös erilaisia välitavoitteita matkan varrelle. On tärkeää osoittaa, että projektissa saavutetaan pieniä maaleja ja liikutaan koko ajan eteenpäin, sillä se ylläpitää motivaatiota. Välitavoitteiden kautta myös asiakkaalle on mielekkäämpää selvittää, mitä ollaan milloinkin saatu aikaan.
Projektipäällikön on kuitenkin hyvä muistaa, että tavoitteiden tulisi olla käytännön realiteettien mukaisia eikä liian korkealentoisia, vaikka asiakas olisikin niistä lähtökohtaisesti mielissään. Liian korkeat tavoitteet voivat syödä motivaatiota ja pahimmillaan viivästyttää projektin valmistumista.
On olemassa useita projektinhallintamenetelmiä, joiden avulla saa luotua ymmärrettävän projektisuunnitelman, johon sisältyy selkeät tavoitteet ja välitavoitteet.
Koulutusehdotuksia:
5. Uskalla luopua toivottomasta projektista
Joitakin projekteja ei ole tarkoitettu toteutettaviksi, ja se on vain tosipaikan tullen myönnettävä. On kaikkien kannalta parempi, että toivoton projekti lakkautetaan. Usein projektipäälliköllä on painava sana päätöksenteossa, sillä hän tuntee projektin kaikki osat ja tietää parhaiten, mistä kenkä puristaa.
Maailmassa on lukemattomia syitä, miksi joku asia ei onnistu toivotulla tavalla. Ehkä aika ei ollut oikea, organisaatio tarpeeksi kypsä tai resurssit olivat riittämättömät. Jos näyttää uhkaavasti siltä, että projekti ylittää reippaasti asetetun budjetin, on ehkä aika luopua tai muuttaa projektin toteutusta radikaalisti, vaikka kukaan ei sitä haluaisikaan. Epäonnistuneesta projektista saa joka tapauksessa paljon tärkeää kokemusta.
6. Ole riittävän pessimistinen
Projektipäällikön tehtävä on uskoa projektin toteutukseen ja siihen, että kaikki menee suunnitellusti. Projektille ei kuitenkaan kannata asettaa liian pieniä kehyksiä. Muutoksille ja vastoinkäymisille on annettava tilaa, sillä lähes jokaisessa projektissa niitä tulee vastaan. Varaa projektin toteutukselle hiukan enemmän aikaa kuin mitä siihen menisi, jos kaikki sujuisi täydellisesti. Ketään ei varmasti haittaa, jos projekti valmistuu ennen määräaikaa, mutta reipasta myöhästymistä ei katsota hyvällä.
7. Ota ilo irti projektipäällikön koulutuksesta
Projektipäällikön koulutuksessa saa paljon apua niin pienten kuin suurtenkin hankkeiden toteuttamiseen. Vaikka kokemusta projektien johtamisesta jo löytyisi, projektinhallinnan koulutuksessa oppii keinoja ja menetelmiä, joita ei aiemmissa hankkeissa ole tullut hyödynnettyä tai joista ei ole aiemmin ollut tietoinen. Jos taas edessä on ensimmäinen projektipäällikön pesti, koulutuksesta on taatusti hyötyä.