Johtaja, tukahtuuko motivaatiosi tiimisi jokapaikan höylänä? Haluaisitko saada enemmän irti johdettavistasi pidemmällä tähtäimellä? Entä kuinka esimiestyö onnistuu etäyhteyksien välityksellä?
Kysyimme kolmen kokeneen esimieskoulutuksia tarjoavan koulutusorganisaation asiantuntijoilta, miten esihenkilö voi vapauttaa oman ja johdettaviensa täyden potentiaalin.
Haastateltavina toimivat koulutusorganiaatio Lygge Oy:n toimitusjohtaja ja partneri Marianne Kukko, Mercuri International Oy:n myyntijohtaja Petri Ylenius sekä LMI Finland Oy Ab:n toimitusjohtaja Susanne Liimatainen.
Esihenkilön TOP 6 vinkit lähi- ja etäjohtamiseen
1. Kehitä olennaisia asioita ja luovu turhasta
2. Hyödynnä ja kehitä johdettaviesi ammattitaitoa jakamalla vastuuta
3. Tarjoa johdettavillesi edellytykset itsenäiseen työhön ja uuden oppimiseen
4. Seuraa työn etenemistä tilanteeseen sopivilla raportointitavoilla
5. Kehitä kuuntelu- ja empatiataitojasi
6. Kehity palautteen antajana
Selkeillä rooleilla ja työnjaolla parannat motivaatiota
Koulutusorganiaatio Lygge Oy:n toimitusjohtaja ja partneri Marianne Kukko kertoo, että esihenkilöt etsivät tukea nopeasti muuttuvan työympäristön ja arjen mukanaan tuomiin haasteisiin.
– Monesti tarve on siinä, että esihenkilötyötä ei arjessa tehdä riittävällä tasolla. Usein puuttuvat selkeät ja toimivat toimintamallit ja työkalut esihenkilötyön tekemiseen, kertoo Kukko.
Esihenkilöiden on hyvä välillä pysähtyä miettimään sitä, minkälainen esihenkilön roolin pitäisi olla. Pohdinnan tavoitteena on tunnistaa kehittymisen kannalta tärkeimmät osaamisalueet. Pysähtymisen avuksi löytyy konkreettisia työkaluja.
– Lähtökohtana tulisi olla oikeiden asioiden kehittäminen eikä epärelevanttien tai sellaisten, mistä on syytä luopua. Oman organisaation sisällä esimerkiksi vertaiscoaching on hyvä tapa tunnistaa kehittymistarpeita, ehdottaa Kukko.
"Oman organisaation sisällä esimerkiksi vertaiscoaching on hyvä tapa tunnistaa kehittymistarpeita."
– Marianne Kukko, Lygge Oy
Oman roolin tarkastelun myötä kysymykseksi voi myös nousta kannattaako kaikki perinteiset esihenkilövastuut keskittää yhdelle henkilölle. Organisaatiossa olevaa osaamista voi hyödyntää siirtämällä vastuita myös tiimeille. Työnjaolla voi olla positiivinen vaikutus esihenkilön motivaatioon.
– Tällöin ei käytetä isoja panostuksia osaamisen kasvattamiseen asiassa, jossa matka kehittyä hyväksi on pitkä ja motivaation syttymiseenkin on matkaa. Oppiminen on aina tehokkaampaa, jos kehittymisen matka on kohtuullinen ja motivoiva, toteaa Kukko.
Usein kehittyminen vaatiikin organisaation toimintamallien arvioimista laajemmin tiimeissä ja organisaatiossa.
– Harvoin pelkkä esihenkilöiden valmentaminen riittää. Kehittämiseen pitäisi kytkeä tiimi ja muu organisaatio, jotta kehittymistä ja vaikuttavuutta saadaan aikaiseksi, kertoo Kukko.
Valmentavalla otteella parempia tuloksia
Myös Mercuri International Oy:n myyntijohtaja Petri Ylenius kannustaa pohtimaan omaa rooliaan, tavoitteitaan ja motivaatiotaan esimiehenä ja johtajana.
– Saavutatko asetetut tavoitteet omalla vahvalla työpanoksellasi asiantuntijana muiden kanssa vai kehittämällä johdettavien osaamista, edellytyksiä ja työkaluja, kysyy Ylenius.
Vastuuta jakamalla työn organisointiin kuluva aika vähenee ja esihenkilöltä vapautuu aikaa johdettavien ammattitaidon kehittämiseen. Niin sanotulla valmentavalla johtamisella voi olla positiivisia vaikutuksia myös johdettavien motivaatioon, tehokkuuteen sekä laajemmin organisaatioon, kertoo Ylenius.
– Tämä johtaa parempiin tuloksiin ja tehokkaampaan työskentelyyn, sekä ylläpitää johdettavan hyvää motivaatiota. Lukujen valossa yritys saa henkilöön sijoitetulle investoinnille paremman tuoton, kertoo Ylenius.
Johtamistapa voi vahvistaa myös työnantajabrändiä, sillä työnhakijat arvostavat kehittymismahdollisuuksia.
– Tämä luo hyvän ja kehittymishaluisen työilmapiirin, joka vetää puoleensa uusia hyviä työntekijöitä. Etenkin nuoret kiinnittävät huomiota siihen, millaiseen yritykseen he hakeutuvat töihin ja millaisia kehitysmahdollisuuksia yritys heille tarjoaa, valaisee Ylenius.
"Etenkin nuoret kiinnittävät huomiota siihen, millaiseen yritykseen he hakeutuvat töihin."
– Petri Ylenius, Mercuri International Oy
Yleniyksen mukaan esihenkilön ei tarvitse olla jokaisen työtehtävän huippuosaaja, mutta hänen tulee ymmärtää mistä osa-alueista menestyminen koostuu ja millaista osaamista se vaatii.
– Esihenkilö auttaa johdettavaa löytämään kehityskohteita, joita johdettava ei itse näe. Lisäksi esihenkilö tarjoaa johdettaville tarvittavat taidot ja edellytykset uuden oppimiseen, selventää Ylenius.
Vaikuttaako etätyö esimiestyön vaatimuksiin?
LMI Finland Oy Ab:n toimitusjohtaja Susanne Liimataisen mukaan etätyössä esimiehet törmäävät pitkälti samoihin haasteisiin kuin lähijohtamisessakin. Ero on lähinnä siinä, että etäjohtamisessa tietyt asiat eivät välttämättä tule yhtä luonnostaan kuin lähijohtamisessa. Yksi tällainen alue on vuorovaikutus.
– Esimerkiksi väärinkäsityksiä ei etänä välttämättä pystytä oikaisemaan yhtä nopeasti kuin kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa. Johtajan pitää myös kestää sitä, ettei hän tiedä kaikkea eikä näe miten alaiset reagoivat esimerkiksi kirjoitettuun viestiin, valaisee Liimatainen.
"Väärinkäsityksiä ei etänä välttämättä pystytä oikaisemaan yhtä nopeasti kuin kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa."
– Susanne Liimatainen, LMI Finland Oy Ab
Mahdollisten väärinymmärrysten valossa esimiehen onkin olennaista kehittää kuuntelutaitojaan ja empatiaa. Sanojen lisäksi tulee kuunnella myös sitä mitä ei sanota, jotta asioihin pystytään reagoimaan tarvittaessa. Monikulttuurisessa ja monikielisessä työympäristössä tämä on entistä tärkeämpää.
Etäyhteyksien luoma kontaktien puute edellyttää ylipäätään hyvää suunnittelua ja aikataulutusta. Vuorovaikutuksessa voi olla puhelimitse tai verkon välityksellä esimerkiksi Teams- tai Zoom -ohjelmien välityksellä. Mielellään videoyhteydellä niin, että kuulee ja näkee elekieltä.
– Lisäksi on tärkeää tavata säännöllisin väliajoin kahdestaan kasvokkain ajan kanssa, täydentää Liimatainen.
Vallan ja vastuun jakaminen korostuu myös etäjohtamisessa. Siten myös Liimatainen puhuu valmentavan ja motivoivan johtamistyylin puolesta, joka sopii myös etänä työskentelevien tiimien johtamiseen.
– Työtehtäville on tärkeää asettaa tavoitteet ja määräajat yhdessä johdettavien kanssa, suosittelee Liimatainen.
Samalla itsensä johtamisen ja itsemotivaation taidot ovat sekä esimiehille että johdettaville entistä tärkeämpiä, kun kollegat eivät ole päivittäin lähellä.
– Johdettaville annetaan edellytykset itsenäiseen työhön; tarpeeksi tietoa, koulutusta, valtaa ja vastuuta. Työkaluna voi käyttää tilanteeseen sopivaa raportointia, jotta pysytään tietoisina työn etenemisestä ilman liikaa kontrollointia, ehdottaa Liimatainen.
Palautteen antaminen on aina tärkeää
Työskentelitpä johtajana tai esimiehenä kasvokkain tai etäyhteyksien välityksellä sekä Kukko, Liimatainen että Ylenius nostavat esille palautteen antamisen tärkeyden.
– Paljon kysytään tukea palautteen antamisen parantamiseen, vahvistaa Kukko.
– Esimiehen on tärkeää löytää tilaa aidolle palautteenannolle, vaikka hän ei välttämättä näekään itse työsuoritusta, muistuttaa Liimatainen.
"Esimiehen on tärkeää löytää tilaa aidolle palautteenannolle, vaikka hän ei välttämättä näekään itse työsuoritusta."
– Susanne Liimatainen, LMI Finland Oy Ab
Esihenkilön on kiinnitettävä huomiota sanomisiinsa ja erityisesti siihen, miten hän asiansa ilmaisee.
– Sopivina annoksina, oikeina ajankohtina ja rakentavasti kommunikoituna tehdyt kehitysehdotukset ja kehityskeskustelut johtavat parhaaseen lopputulokseen, toteaa Ylenius.