Onko uusi julkinen hankinta tehtävälistallasi? Onko hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön erot selvillä? Millä perusteella menettelytapa valitaan? Mistä tunnistaa hyvän tarjouksen?
Julkisten hankintojen kilpailutusprosessin vaiherikkaus ja lakisääteisyys voivat hämmentää, joten kysyimme julkisten hankintojen koulutus- ja asiantuntijatoimisto PTCServices Oy:n toimitusjohtaja Saila Eskolalta vinkkejä kilpailutusprosessin keskeisiin vaiheisiin.
Ei sääntöä ilman poikkeusta
Julkisten hankintojen parissa työskentelevät törmäävät kilpailutukseen, sillä pääsääntöisesti kaikki hankintalain soveltamisalaan kuuluvat hankinnat on kilpailutettava. Kilpailuttamisvelvoitteeseen löytyy myös omat poikkeuksensa.
– Esimerkiksi suorahankintoja ja sidosyksiköiltä tehtäviä hankintoja ei tarvitse kilpailuttaa avaa Saila Eskola.
Huolella tehty suunnittelu on onnistuneen kilpailutusprosessin tukipilari. Hyödyllisiin toimenpiteisiin lukeutuu muun muassa markkinakartoitus sekä vuoropuhelu potentiaalisten tarjoajien kanssa.
Valmiina, paikoillanne, hep!
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, mutta hankintailmoitus käynnistää tarjouskilpailun. Hankintailmoitus tehdään määrämuotoisten ilmoituslomakkeiden pohjalta ja se lähetetään julkaistavaksi Hilma-tiedonvaihtokanavaan.
– Hankintailmoitusten perusteella potentiaaliset tarjoajat saavat tiedon käynnissä olevista tarjouskilpailuista ja voivat arvioida omaa osallistumistaan, kertoo Eskola.
Pelkkä hankintailmoitus ei suinkaan riitä, vaan sen lisäksi on tehtävä tarjouspyyntö, jonka sisällöstä on säädetty hankintalaissa. Hankintailmoituksen sisällöllä on silti merkitystä.
– Tarjoajat tekevät tarjouksen tarjouspyynnön perusteella. Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat sisällöltään, noudatetaan hankintailmoitusta, Eskola täydentää.
Tarjouspyynnön ohella laaditaan myös sopimusluonnos tulevaa yhteistyötä varten.
Menettelytavalla on merkitystä
Julkisten hankintojen kilpailutus voidaan toteuttaa erilaisia menettelytapoja käyttäen. Menettelytavan valinta kuuluu hankintayksikölle.
– Hankinnan suunnitteluvaiheessa hankintayksikkö, eli hankinnan tekijä, arvioi hankintaan parhaiten sopivan menettelytavan ja valitsee tämän perusteella hankinnassa käytettävän hankintamenettelyn, tähdentää Eskola.
Menettelytapaa ei voi valita pelkältä fiilispohjalta tai omien mieltymysten mukaan.
– Avointa ja rajoitettua menettelyä hankintayksikkö voi käyttää kaikissa hankinnoissa, mutta neuvottelumenettelyn, kilpailullisen neuvottelumenettelyn ja suorahankinnan käyttäminen edellyttää tiettyjen vaatimusten täyttymistä, Eskola lisää.
Kun hankintailmoitus on julkaistu, ei menettelytapaa voi enää vaihtaa ilman hankinnan keskeyttämistä ja uuden hankintailmoituksen julkaisemista. Hankintamenettelyn valinnassa kannattaakin olla huolellinen jo suunnitteluvaiheessa, mutta päätöksen kanssa ei tarvitse jäädä yksin.
– Tarjoajat ovat kyseisen hankinnan toteuttamisen ammattilaisia. Hankintayksikön eduksi onkin kuulla tarjoajien näkemykset käytettävästä hankintamenettelystä, ohjeistaa Eskola.
Sitä saa mitä tilaa
Julkisia hankintoja tekevät vertailevat tarjouksia keskenään ja tarkastelevat niiden tarjouspyynnön mukaisuutta eli täyttävätkö tarjoukset tarjouspyynnön vaatimukset. Hankintayksikkö käyttää harkintavaltaansa, pitääkö se tarjousten tietoja riittävinä.
Eskolan mukaan tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden täyttymistä arvioidaan sen perusteella ovatko tarjoajien soveltuvuuteen liittyvät asiat ilmoitettu pyydetyllä tavalla tai onko hankinnan kohteelle asetettuihin vähimmäisvaatimuksiin ja tarjousten vertailuperusteisiin vastattu pyydetyllä tavalla.
Hyvästä tarjouksesta löytyy myös pyydetyt liitteet ja selvitykset. Sen sijaan tarjouksessa ei saisi olla ristiriitaisia tietoja, varaumia eikä ylimääräisiä asiakirjoja.
– Muodollisesti tarkasteltuna paras tarjous on se, jossa on parhaiten vastattu hankintayksikön asettamiin tarjousten vertailuperusteisiin, jotka voivat liittyä hintaan ja laatuun, määrittelee Eskola.
Ytimekkäästi sanottuna hyvä tarjous on tehty tarjouspyynnössä annettujen ohjeiden mukaisesti.
– Tarjouksessa on tarjottu sitä, mitä on pyydetty, Eskola kiteyttää.
Paperilla hyvä ei riitä – vie sopimus käytäntöön
Asiakirjojen ja sopimusten yksityiskohtien tärkeys korostuu, kun tavoitteena on saada mahdollisimman hyviä tarjouksia. Onnistunut hankinta ei kuitenkaan ole pelkkää kilpailuttamista, vaan homman on toimittava sopimuskaudellakin.
– Hyväkään sopimus ei pelasta, jos sopimusta ei käytännössä sovelleta. Sopimusehtojen noudattamista on valvottava, huomauttaa Eskola.
Poimi vinkit julkisten hankintojen kilpailuttamiseen:
- Suunnittele hankinta hyvin ja tee markkinakartoitus
- Noudata hankintalakia
- Käy markkinavuoropuhelua potentiaalisten tarjoajien kanssa
- Viesti tarjoajille selkeästi hankinnan tavoitteet, vähimmäisvaatimukset, vertailuperusteet ja sopimusehdot
- Vertaa vastaako saamasi tarjous tarjouspyyntöösi
- Valvo sopimusehtojen noudattamista sopimuskaudella
- Pyydä neuvoa asiantuntijoilta
Etsitkö julkisten hankintojen lisä- ja täydennyskoulutusta?
Monipuolisesta koulutustarjonnasta löydät ohjausta julkisten hankintojen eri vaiheisiin niin hankintayksikön kuin tarjoajankin näkökulmasta.