SharePoint – sisällönhallinnan automatisointi Power Automate -työnkuluilla

SharePoint on monipuolinen tiedontallennusalusta erilaisiin tarpeisiin. Sisältöä tuottaa enimmäkseen ihmiset ja erilaiset tietojärjestelmät, mutta kasvavassa määrin myös tekoäly. Sisällön tallentamiseen SharePoint tarjoaa monipuolisen alustan, mutta entä jos tietoa pitääkin liikutella eri järjestelmien tai käyttäjien välillä hallitusti tai valvoa sisällöntuotantoa esimerkiksi laadun osalta?

Tyypillisiä tiedonhallinnan automatisoitavissa olevia prosesseja ovat mm. erilaiset sisällön hyväksyntäprosessit, varmuuskopioinnit ja tiedonsiirrot eri järjestelmien välillä sekä hälytykset ja ilmoitukset käyttäjille. Toisaalta myös tiedon analysointi, automaattinen luokittelu ja vaikkapa kääntäminen toiselle kielelle kuulostavat houkuttelevalta.

Power Automate mahdollistaa kaikki edellä mainitut ja paljon muutakin. Sen avulla rakennetaan ilman koodaamista monipuolisia työnkulkuja, jotka voivat tehdä käyttäjän puolesta sellaisia rutiinitöitä, jotka vievät ihmisen tekemänä paljon aikaa, mutta onnistuu automaatiolla nopeasti.

Power Automate kuuluu osana O365/M365 -lisensseihin ja sen käyttö yhdessä SharePointin kanssa ei tyypillisesti aiheuta lisäkustannuksia. Power Automate tukee kattavasti SharePointin käyttäjätoimintoja eli juuri niitä samoja, mitä käyttäjä manuaalisestikin SharePointissa tekisi.

Tavoite

Tässä koulutuksessa opetellaan SharePointin sisällönhallinnan automatisointia Power Automate -työnkuluilla.

Ohjelmaversio

Koulutuksen esimerkeissä käytetään SharePoint Onlinea ja Power Automatea (online).

Koulutuksen sisältö

• Johdanto Power Automatella toteutettaviin pilvityönkulkuihin
• Katsaus valmiisiin työnkulkumalleihin vs. aloittaminen tyhjästä
• Työnkulun rakentaminen
• Työnkulun sisäisten toimintojen hallinta
• Työnkulun käytön seuranta, raportit, virheentarkistus
• Esimerkkejä yleisimmistä työnkuluista, mm. hyväksyntäkierrot ja sähköpostimuistutukset