Taloushallinnon arkistointi ja sen kehittäminen

Miksi fokus tiedonhallintaan ja taloushallinnon sekä hallinnon asiakirjoihin? Etätöiden tekeminen muutti hallintoa pandemia aikana. Nyt on huomattu esim. päivittäisten työtehtävät esim tiedonhallinta, arkistointi ja muutkin prosessit vaativat kehittämistä.

Päivän aikana käydään läpi päivittäisten hallinnon ja taloushallinnon työtehtävien arkistoinnin prosesseja ja kulkua. Prosesseihin voisi esittää kehittämisehdotuksia sähköisen liittyen hallinnon viitekehykseen esim. käytössä olevien ohjelmiston rajoissa. Tarvitaan havainnointia, kehitysehdotuksia prosessien sähköistämiseksi. Koulutuksen tavoitteena parantaa asiakirjojen sähköistä käsittelyä ja muuttaa prosesseja sujuvammaksi.

Koulutuksen tavoitteena on löytää arkistointiin ja säilytykseen lisää vauhtia, myös termi tiedonhallinta ja tiedolla johtaminen tuo lisää kehitysehdotuksia mm. hallinnon päivittäisiin työtehtäviin. Koulutuksessa käsitellään hallinnon/taloushallinnon arkistointia, kehitystä, sähköisiä prosesseja ja sen tuomia hyötyjä.

Sisältö:

• Johdanto tiedon ja arkistoinnin nykytilaan
• Hallinnon ja taloushallinnon toimintaprosessit ja tehtävät
• Arkistonmuodostaja ja arvonmääritys, mitä ja missä?
• Arkistonmuodostussuunnitelma, tiedonohjaussuunnitelma vai arkistosuunnitelma?
• Mitä ja ketä varten hallinnon asiakirjoja arkistoidaan?
• Tiedonhallinta vs arkistointi, Säilyttäminen vai arkistointi?
• Paperia vai sähköistä? Mikä metatieto?
• Lainsäädäntö, määräykset ja standardit
• Tiedonhallintalautakunta vs Kansallisarkisto
• Yritykset vs julkiset
• Säilytysajan määrittäminen ja toimenpiteet
• Mikä muuttunut viime vuonna?
• Taloushallinnon ja hallinnon asiakirjojen arvonmääritys ja arkistointi
• Sähköinen toimintaympäristö ja kohti sähköistä arkistointia
• Prosessit, luokittelu, käyttäminen, hävittäminen ja arkistointi
• Tietosuoja ja arkistointi
• Taloushallinto ja hallinto
• Taloushallinnon ja hallinnon säilytysaikasuositukset, elinkaaren hallinta
• Asiakirjojen säilytystavat ja –ajat
• Toiminnan ja talouden suunnittelu, seuranta ja talousarvion valmistelu
• Talouden seuranta ja raportointi
• Toimintakertomus ja tilinpäätös, tasekirjan laadinta ja sisältö
• Verotus, verotulot, verojen- , tuloveron- ,kiinteistöveron -, arvonlisäveron maksaminen
• Rahoitus ja varainhallinta
• Tuet ja avustukset, valtionavut, osuudet ja avustukset
• Sijoitustoiminta (osakkeet, osuudet ja arvopaperit)
• Tilien, rahastojen ja varallisuuden hallinta
• Kirjanpito ja maksuliikenne
• Taloushallintojärjestelmän ohjaaminen
•  Ostoreskontra, myyntireskontra ja laskutus, Kassa
• Matka- ja kululaskut
• Omaisuuden hallinta, kiinteän omaisuuden hallinta
• Irtaimen (tavara, tuote) ja käyttöomaisuuden hallinta ja myynti
• Palvelujen ja tuotteiden myynti ja vuokraus
• Asiakkuuden hallinta
• Taloustilastojen raportointi
• Perintö- ja lahjoitusasiat
•  Henkilöstökassatoiminta, jäsentilien hoito
• Asiakasvarojen hoito toimintayksiköissä
•  Perintä ja ulosottotoimet, viranomaisten välinen perintä
• Säilytysmuodot
• Poikkeusolot ja varautuminen tiedon ja asiakirjojen kannalta
• Esimerkkejä ja malleja