Henkilöstöhallinnon arkistointi ja kehittäminen

Miksi fokus tiedonhallintaan ja HR:n asiakirjoihin? Etätöiden tekeminen muutti jo
henkilöstöhallintoa pandemia aikana. Nyt on huomattu esim. päivittäisten henkilöstöhallinnon työtehtävät esim. tiedonhallinta, arkistointi ja muutkin prosessit vaativat kehittämistä. Päivän aikana käydään läpi päivittäisten henkilöstöhallinnon työtehtävien arkistoinnin prosesseja ja kulkua. Prosesseihin voisi esittää kehittämisehdotuksia sähköisen liittyen henkilöstöhallinnon
viitekehykseen esim. käytössä olevien ohjelmiston rajoissa.

Tarvitaan havainnointia, kehitysehdotuksia prosessien sähköistämiseksi. Koulutuksen tavoitteena parantaa asiakirjojen sähköistä käsittelyä ja muuttaa prosesseja sujuvammaksi. Koulutuksen tavoitteena on löytää arkistointiin ja säilytykseen lisää vauhtia, myös termi tiedonhallinta ja tiedolla johtaminen tuo lisää kehitysehdotuksia mm. henkilöstöhallinnon päivittäisiin työtehtäviin. Koulutuksessa käsitellään henkilöstöhallinnon arkistointia, henkilöstöhallinnon kehitystä, sähköisiä prosesseja ja sen tuomia hyötyjä.

Sisältö

•  Johdanto tiedon ja arkistoinnin nykytilaan
  •  Henkilöstöhallinnon toimintaprosessit ja tehtävät
  •  Arkistonmuodostaja ja arvonmääritys, mitä ja missä?
  • Arkistonmuodostussuunnitelma, tiedonohjaussuunnitelma vai
    arkistosuunnitelma?
  • Säilyttäminen vai arkistointi?
•  Mitä ja ketä varten henkilöstöhallinnon asiakirjoja arkistoidaan?
  •  Tiedonhallinta vs arkistointi
  •  Paperia vai sähköistä? Mikä metatieto?
  •  Lomakkeet
•  Lainsäädäntö, määräykset ja standardit
  • Kansainväliset standardit
  • Tiedonhallintalautakunta vs Kansallisarkisto
    Yritykset vs julkiset
  • Säilytysajan määrittäminen ja toimenpiteet
•  Mikä muuttunut vuonna 2022 ja mikä muuttuu vuonna 2023?
•  Henkilöstöhallinnon asiakirjojen arvonmääritys ja arkistointi
•  Sähköinen toimintaympäristö ja kohti sähköistä arkistointia
  •  Prosessit, luokittelu, käyttäminen, hävittäminen ja arkistointi
  • Tietosuoja ja arkistointi
  • HR vs taloushallinto
•  Henkilöstöhallinnon säilytysaikasuositukset, elinkaaren hallinta
•  Asiakirjojen säilytystavat ja –ajat
  • Henkilöstöasioiden ohjaus, suunnittelu ja raportointi, TES
  •  Työaikaan ja työuraan liittyvät muut asiakirjat
  •  Ohjaus ja valvonta, johtoryhmän pöytäkirjat ja muistiot
  •  Tietoaineistojen pysyvä säilytys
  •  Palvelussuhdeasiat ja ylläpito, rekrytointi, kehittäminen, muut
    perustiedot
  •  Palkkakortti, palkkalista, tulorekisterin velvoitteet
  •  Palkkalaskelmat ja muutosilmoitukset, palkankorotukset,
    luontoisedut
  •  Työoikeudelliset toimenpiteet
  •  Tunti-ilmoitukset, lisä- ja ylityöilmoitukset,
    työaikakorvausilmoitukset
  •  Työterveys, lääkärintodistukset, poissaolo- ja
    vuosilomailmoitukset
  •  Ennakonpidätys, työntekijämaksut, ay-jäsenmaksut, maksukiellot
  •  Maksuluettelot, palkkasuoritusten kk-ilmoitukset, palkkatilastot
  •  Kelan ja tapaturmavakuutusyhtiön hakemukset ja päätökset
  •  Yhteistoiminta ja luottamushenkilötoiminta, asiakirjat ja muistiot
  •  Palkanlaskennan kirjanpidon tositteet, sairasloman asiakirjat
  •  Kehittäminen, kehityskeskustelut, työhyvinvointi ja
    työtyytyväisyys
  •  Työsuojelu ja työturvallisuus
  •  Huomionosoitukset
• Säilytysmuodot
• Poikkeusolot ja varautuminen tiedon ja asiakirjojen kannalta
•  Esimerkkejä ja malleja