Vaikuta tapahtumien avulla
Tapahtumajärjestäjältä vaaditaan ensisijaisesti projektinhallintakykyä, vuorovaikutustaitoa ja innovatiivisuutta. Tapahtuman järjestäminen on hyvin käytännönläheistä puuhaa – huolimatta siitä, minkä suuruusluokan tapahtumasta on kysymys. Aina on luotava tapahtumaidea ja kehitettävä sille onnistunut toteutus. Tapahtumasta viestimiseen ja sen markkinointiin on syytä kiinnittää runsaasti huomiota, kehittävää jälkiarviointia unohtamatta. Onnistunut tapahtuma voi olla esimerkiksi yrityksen imagolle todellinen voitto, toisaalta epäonnistunut tapahtuma saattaa vaikuttaa negatiivisesti yrityksen maineeseen. Parhaimmillaan tapahtumalla voidaan antaa ihmisille unohtumaton kokemus, jolla on heihin todellinen ja pitkäkestoinen vaikutus.
Tapahtuman järjestäminen käytännössä
Tapahtuman järjestäminen on kokonaisuuksien hallintaa. Narut saattavat helposti lipsahtaa käsistä ja fokus karata. Tapahtumatuotannon koulutuksesta saa varmuutta projektin läpivientiin ja auttaa keskittymään olennaisiin asioihin. Kenties antoisinta tapahtumakoulutusten antia onkin varmuus siitä, miten langat pidetään käsissä ja miten projektia viedään eteenpäin. Tapahtuman järjestämiseen liittyy myös paljon lupa- ja ilmoitusasioita, joissa tapahtumatuotannon asiantuntija voi olla avuksi.
On myös pohdittava, minkälaisia tavoitteita asetetaan ja kuinka paljon työhön ollaan valmiita panostamaan. On mietittävä esimerkiksi tapahtuman budjetti, kohderymä, imago ja logistiset järjestelyt. Tapahtuma on pystyttävä hahmottamaan projektisuunnitelman avulla selkeänä kokonaisuutena ja aloittaa sitä kautta järjestelyiden tekeminen. Tapahtumatuottajan on pohdittava, mikä olisi juuri kyseiselle tapahtumalle tehokkain ja tapahtuman kohderymään parhaiten vetoava viestintämuoto.
Tapahtumatuotannon koulutus tehostaa ja sujuvoittaa tapahtumaprojektia kokonaisuudessaan
Tapahtuman markkinoinnissa on syytä huomioida tapahtumaan liittyvät arvot ja missiot. On pohdittava syitä tapahtuman järjestämiselle. Markkinointitavoitteet vaihtelevat riippuen siitä, miksi tapahtuma halutaan järjestää. On pohdittava, onko kyseessä näkyvyyden hankkiminen, yrityskuvan kehittäminen vai asiakassiteiden lujittaminen.
Tapahtumakoulutus opettaa myös ajanhallintaa. Tapahtumanjärjestämiseen liittyvä ajanhallinta on oma taiteenlajinsa, sillä on lähes taattua, että kiire kasvaa tapahtumaa järjestäessä, mitä pidemmälle projektissa edetään. Itselle parhaiden työskentelytapojen hallitsemien ja tunteminen onkin tapahtumatuotannossa siten ehdottoman tärkeää.
Tapahtumatuotannon koulutuksissa päädytään usein tapahtuman tulosten analysointiin. Analysointi onkin olennainen osa tapahtumaa. Kaikki tehdyt suunnitelmat, tulokset ja muut faktat tulisi dokumentoida huolella. Näin voidaan oppia jotain taas seuraavaa projektia varten. Tuloksien läpikäynti kannattaa suorittaa mahdollisimman pian itse tapahtuman jälkeen, jolloin kaikki on vielä selkeästi muistissa.
Tapahtumatuotannon ja tapahtuman järjestämisen koulutuksia eri tarpeisiin
Tapahtumatuotantoa on tärkeää pystyä tarkastelemaan omasta roolistaan huolimatta useasta eri näkökulmasta. Tuotantonäkökulman lisäksi tapahtumatuottajan on kyettävä sopeutumaan asioiden tarkasteluun esimerkiksi asiakasnäkökulmasta pystyäkseen kehittämään tapahtumaa kohderyhmäänsä paremmin palvelevaksi. Tämä on yksi niistä seikoista, joihin tapahtumakoulutuksen kursseilla on mahdollisuus saada tuoretta ja ehkä omasta ajattelusta poikkeavaa näkökulmaa. Tapahtumajärjestämisen koulutukset opettavat myös yleistä organisaatiokykyä ja projektinhallintaa, jotka ovat varmasti hyödyllisiä ihan jokaiselle.
Tapahtumakoulutuksen kursseilla osallistujilla on myös mahdollisuus verkostoitua muiden samalla alalla työskentelevien ihmisten kanssa – hyvät kontaktithan ovat tapahtumantuottajalle elintärkeitä.
Kulttuuri- ja tapahtumatuotannon kasvavan alan ympärille on kehittynyt runsaasti kouluttautumismahdollisuuksia. Halusitpa sitten tietää lisää tapahtuman laadun parantamisesta, onnistuneesta markkinoinnista, sponsoroinnista tai teknisestä toteuttamisesta, löysät varmasti tarpeitasi vastaavan tapahtumakouluttajan. Kursseja on tarjolla niin aloitteleville järjestäjille kuin vanhoille tekijöillekin.
Tapahtuman järjestämisen koulutuksissa voidaan käsitellä esimerkiksi:
- Tapahtumien markkinointia ja jälkimarkkinointia
- Tapahtumien markkinoinnillista arvoa ja vaikuttavuutta
- Tapahtumien sopimus- ja tekijänoikeusasioita sekä ilmoitus- ja lupa-asioita
- Budjetointia ja kannattavuuden seurantaa
- Logistisia ratkaisuja
- Taloudenhallintaa, tavoitteenasetantaa ja tavoitteiden saavuttamista
- Tapahtuman käytännön suunnittelua ja järjestämistä
- Tapahtumaprosessin hallintaa
Lähteet: Tapahtumatoimisto.com; Poliisi; Faustus