Järkeä talouteen hankinnan ja ostotoiminnan koulutuksilla
Pärjätäkseen ja selviytyäkseen korkeasti kilpailluilla markkinoilla yrityksen on keskityttävä muuhunkin kuin kustannusten vähentämiseen. Useat tekijät, kuten toimitusaika, joustavuus, palvelu, tuotekehitys ja yhteistyökyky ovat yhä tärkeämpiä tavarantoimittajaa valittaessa.
Hankinnan ja ostotoiminnan koulutukset käsittelevät monia eri osa-alueita kuten
- taloutta,
- neuvotteluita,
- teknistä pätevyyttä,
- julkisia hankintoja jne.
Koulutuksen avulla on mahdollista parantaa hankinnan parissa työskentelevien osaamista, mikä puolestaan tehostaa organisaation ostotoimintaa ja säästää rahaa.
Miksi osallistua hankintatoimen koulutukseen?
Jotta hankintatoimessa ei törmätä ikäviin yllätyksiin, tulee toiminnan olla mahdollisimman proaktiivista eli ennakoivaa. Hankintakoulutukset auttavat mm. parantamaan ennakointikykyä ja suunnitelmallisuutta. Julkisten hankintojen koulutukset auttavat taas, jos suunnittelee julkisen puolen hankintoja.
Strategiseen hankintatoimeen kuuluvat mm. toiminnan suunnittelu ja kehittäminen, ostaja-toimittajasuhteiden kehittäminen, ennusteet sekä toimittajien valinta ja arviointi. Tärkeää on esimerkiksi tiedonkulkuun satsaaminen, sillä varhainen tiedonsaanti helpottaa riskienhallintaa ja ennakoitavuutta.
Taktiseen hankintatoimeen puolestaan kuuluvat budjetointi ja sopimusneuvottelut. Jotta hankintatoimen eri osa alueet sujuisivat saumattomasti, on tiedot hyvä pitää ajan tasalla kouluttautumalla hankintaosaajan koulutuksissa säännöllisesti.
Miksi osallistua ostotoimen koulutukseen?
Ostotoiminnan koulutukset auttavat ymmärtävään ostotoiminnan strategisen merkityksen liiketoiminnassa. Usealla liiketoiminnan eri alueella tehokas ostotoiminta luo yritykselle kilpailuetua ja auttaa pärjäämään kilpailluilla kansainvälisillä markkinoilla. Jotta kilpailuedun saisi käyttöönsä, tulee yrityksen ja omien tietojen olla ajan tasalla.
Operatiivinen ostotoiminta kattaa arkirutiinit, kuten tilaamisen, laskujen tarkastamisen ja toimitusvalvonnan. Se on reaktiivista eli reagoivaa, ja keskiössä ovat ostohinnat ja kustannukset.
Ostotoiminnan koulutukset voivat käsitellä esimerkiksi
- ostotoiminnan merkitystä liiketoiminnassa
- ostotoiminnan prosesseja ja prosessikaavioita
- ostojen suunnittelua
- ostotoiminnan kehitysvaiheen ja kehitystarpeiden tunnistamista
- palvelujen hankintaa
- julkisia hankintoja
- kansainvälistä ostotoimintaa
- ostotoiminnan tietojärjestelmiä
Hankinnan ja ostotoiminnan strateginen merkitys suuri
Nykypäivän yrityksissä suuri osa lopputuotteen tai -palvelun arvosta ostetaan organisaation ulkopuolelta. Yrityksen menestyksen kannalta on siis tärkeää, että ulkopuoliset suhteet hoidetaan hyvin. Perinteisesti ostotoiminnassa on ollut tärkeää tuntea organisaation tuotteet tai palvelut – nykyisin painotetaan lisäksi mahdollisuuksien näkemistä ja riskien minimoimista. Keskeistä on myös se, mistä ja miten hankinnat tehdään.
Hankinnoilla on nykyisin tärkeä strateginen rooli, sillä niiden on ymmärretty vaikuttavan merkittävästi organisaatioiden kokonaistalouteen. Mahdollisesti tärkein kimmoke kehityksen takana on nykypäivän intensiivinen globaali kilpailu, joka on osaltaan luonut tarpeen työskennellä verkostossa muiden organisaatioiden kanssa.
Hankintaprosessin osa-alueet tutuiksi
Ostajalla on kaiken kaikkiaan hyvin keskeinen rooli organisaatiossa ja hänen täytyy tuntea hankintaprosessin kaikki osa-alueet: hallinto, juridiset säännöt, taloudellinen tehokkuus, hyvä liiketapa ja suhteet tavarantoimittajiin.
Lisäksi ostajan on tiedettävä julkisista hankinnoista, osattava neuvotella ja omattava hyvät IT-taidot. Ostajalta edellytetään myös suullista ja kirjallista kielitaitoa ja kommunikointikykyä.
Lähteet: Edu.fi, Logistiikan maailma