Olet varmasti joskus vastaanottanut sähköpostiviestin ja ihmetellyt, miten lähettäjä on voinut tehdä niin ilmeisen virheen. Tai ehkäpä olet itse lähettänyt viestin, joka on nostanut punan poskillesi. Koulutus.fi on koonnut 10 vinkkiä sinulle, joka haluat välttää yleisimmät sähköpostimokat.
1. Kirjoita selkeä ja tarkoituksenmukainen aiherivi
Olemme tottuneet nykyajan suureen tietotulvaan. Joskus saattaa käydä niin, että skannaamme nopeasti läpi sähköpostimme saapuneet-kansion ja jaottelemme viestit tärkeisiin ja vähemmän tärkeisiin aiherivin perusteella. Voit auttaa vastaanottajaa tässä tehtävässä siten, että kirjoitat lyhyen ja yhteenvetävän otsikon/aiherivin, joka kertoo mitä sähköpostisi koskee. Älä piilota tärkeintä avainsanaa pitkän lauseen loppuun, sillä tällöin vastaanottaja saattaa jättää sinun viestisi huomiotta.
2. Käytä vain yhtä fonttia
Yhden fontin käyttäminen on hyvän nettikäyttäytymisen mukaista, erityisesti kun kirjoitat sähköpostia. Jos sekoitat eri fontteja ja värejä, tekstistä tulee vaikeasti luettava ja se antaa epäammattimaisen kuvan. Jos kopioit ja liität tekstiin lukuja, linkkejä tai tekstiä, käytä hieman ylimääräistä aikaa siihen, että muotoilet kopioidun tekstin sopimaan muuhun viestiisi. Kiinnitä siis huomiota viestisi ulkonäköön – se ei vie juurikaan ylimääräistä aikaa, mutta sillä on suuri vaikutus vastaanottajaan.
3. Käytä rivinvaihtoa järkevästi
Pitkä tekstikappale ilman rivinvaihtoa tai otsikoita on harvoin kovinkaan miellyttävää luettavaa. Koosta viestisi siten, että se on vastaanottajalle selkeä ja helposti silmäiltävä: käytä rivinvaihtoa ja sopivissa tilanteissa bullet point -listoja. Älä kirjoita sähköpostiviestistäsi liian pitkää. Mikäli tekstiä näyttää tulevan hirveän paljon, ehkä on parempi varata tapaaminen vastaanottajan kanssa sen sijaan, että selostat kaiken viestissä.
4. Lisää kopionsaajia (cc) vain kun se on tarpeellista
Ehkä ajattelet tekeväsi muille palveluksen lisäämällä heidät sähköpostiviestin kopionsaajiksi (cc). Ajattelet pitäväsi heidät näin ajan tasalla asioista, joihin he eivät suoranaisesti ole osallisia mutta jotka saattavat vaikuttaa heihin. Joskus tämä saattaa pitää paikkansa. Älä kuitenkaan lisää työkavereitasi tai esimiestäsi kopionsaajiksi (cc) ilman pätevää syytä. Voi olla ärsyttävää saada jatkuvasti kopiona viestejä, jotka eivät varsinaisesti koske vastaanottajaa.
5. Tiedä, milloin tulee käyttää Vastaa ja Vastaa kaikille
Kun valitset toiminnon Vastaa, lähetetään vastauksesi vain vastaanottamasi viestin lähettäjälle. Jos valitset Vastaa kaikille, lähtee vastauksesi myös kaikille niille, jotka ovat kopionsaajina vastaanottamassasi viestissä. Ohjenuorana voi pitää samaa logiikkaa kuin kohdassa neljä – mieti onko vastauksesi relevantti kaikille vastaanottajille vai vain alkuperäisen viestin lähettäjälle.
6. Älä aloita uusia keskusteluja vanhoihin sähköposteihin
Haluat varmastikin, että vastaanottaja ymmärtää mitä viestisi koskee. Jos käytät vanhaa keskustelua uuden asian tiedottamiseen, muista aina muuttaa aiherivi vastaamaan uutta asiaasi. Jos siis haluat käyttää samaa vanhaa keskustelua, kiinnitä huomiota sähköpostin otsikkoon. Muutoin viestisi vastaanottaja ei välttämättä pysy perässä siitä, mitä uusin viestisi koskee.
7. Älä lähetä edelleen epärelevantteja tai epäammattimaisia keskusteluja
Joskus työkaverisi edelleenlähettää sinulle asiakkaalta tulleen sähköpostiviestin ja lisää siihen kommentin, joka on tarkoitettu vain sinulle. Muista poistaa kollegasi kommentti ennen kuin vastaat asiakkaalle. Jos viestiin jää epäasiallisia tai epärelevantteja kommentteja, on se sama kuin jos alkaisit puhua puhelimessa omia henkilökohtaisia asioitasi ennen kuin puhelu on katkennut – tai mikä vielä pahempaa, alkaisit puhua henkilöstä, jonka kanssa juuri keskustelit. Yksinkertaisin tapa välttää näitä virheitä on aloittaa uusi sähköpostiviesti sen sijaan, että käyttäisit sinulle lähetettyä viestiä pohjana.
8. Pidä kuvat ja grafiikka kohtuullisen kokoisena
Kuvat ja grafiikka voivat olla hyödyllisiä sähköpostissa. Kiinnitä kuitenkin huomiota niiden kokoon. Liian suuret kuvat tai grafiikka saattavat tehdä viestistäsi vaikeasti luettavan. Sovita siksi kuvien koko fonttisi kokoon. Jos lisäät viestiin liian monta kuvaa, viestisi saatetaan merkitä roskapostiksi – pahimmassa tapauksessa viestisi ei tavoita vastaanottajaa ollenkaan.
9. Älä unohda lisätä liitetiedostoja
Jos kirjoitat, että olet lisännyt liitetiedoston, tulisi sinun myös muistaa tehdä niin. Jokainen meistä lienee joskus kokenut sen nolon tunteen, kun vastauksena lähettämääsi sähköpostiin saat viestin, jossa lukee näin: "Kiitos viestistäsi, mutta siitä taitaa puuttua lupaamasi liitetiedosto."
10. Oikolue, oikolue, oikolue
Kaikki ammatilliset dokumentit tulee aina oikolukea, ja sama koskee myös ammatillista viestintää. Kirjoitus- ja kielioppivirheet antavat vaikutelman, että et pidä viestiäsi (tai mikä pahempaa, viestisi vastaanottajaa) sen vertaa tärkeänä, että viitsisit käyttää muutaman lisäminuutin oikolukemiseen. Useimmat sähköpostiohjelmat sisältävät automaattisen oikoluvun, joten kirjoitusvirheille ei ole perusteluja. Äläkä unohda viestisi vastaanottajan nimeä! Saatat vahingossa helposti kirjoittaa Emman sijasta Emmi, ja tämä tahaton virhe voi aikaansaada vastaanottajassa suurta ärsytystä.
Haluatko parantaa kirjoitustaitojasi? Vai kaipaatko sparrausta sähköpostiohjelmien käytössä?
Tutustu seuraaviin koulutuksiin:
Sähköpostikoulutukset Viestinnän ja kirjoittamisen koulutukset